主要是指檔案管理部門(mén)為了順應(yīng)檔案信息化建設(shè)形勢(shì)要求，由專業(yè)檔案服務(wù)公司承擔(dān)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，利用自身的數(shù)字掃描存儲(chǔ)、多媒體、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行掃描、加工與處理的一種檔案業(yè)務(wù)處理模式。

檔案數(shù)字化工作主要是將傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行掃描形成數(shù)字資源，從實(shí)際情況來(lái)看，機(jī)關(guān)、單位檔案數(shù)字化工作主要以紙質(zhì)檔案為主，實(shí)體檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)主要存在以下幾個(gè)方面：

檔案信息泄露是開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)需要重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)之一，檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)為幾個(gè)方面：

信息技術(shù)的不對(duì)稱性導(dǎo)致質(zhì)量評(píng)估難題。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，外包之后數(shù)字化的質(zhì)量由外包公司自我控制，檔案部門(mén)目前主要集中在驗(yàn)收階段對(duì)質(zhì)量進(jìn)行集中檢查。

但是檔案部門(mén)在人員不足，技術(shù)不專，數(shù)據(jù)量又較大的情況下，不可能對(duì)已數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行一一校對(duì)，只能抽檢，這就很難對(duì)外包的質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)、嚴(yán)格的驗(yàn)收。

從另一個(gè)層面來(lái)講，即使檔案部門(mén)配備足夠的人員進(jìn)行驗(yàn)收，由于雙方所處地位不同而帶來(lái)的專業(yè)技能與信息的不對(duì)稱，同樣也有可能會(huì)造成數(shù)字化業(yè)務(wù)的質(zhì)量打折扣。

檔案管理部門(mén)構(gòu)建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數(shù)字化操作流程、檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)、突發(fā)事件的應(yīng)急處理、檔案信息泄露的懲罰機(jī)制等等。對(duì)數(shù)字化各個(gè)細(xì)節(jié)作出明確要求以增強(qiáng)實(shí)踐的可操作性，減少檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。

檔案管理部門(mén)要建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)中的信息安全保密制度，與外包服務(wù)公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備和處理設(shè)備都作安全技術(shù)處理，檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數(shù)字資源安全得到有效保障。

檔案管理部門(mén)在檔案外包過(guò)程中應(yīng)與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同，主要包括外包模式、工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、人員培訓(xùn)、服務(wù)報(bào)酬、責(zé)任劃定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密協(xié)定、后續(xù)服務(wù)等。

當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，外包公司需提供技術(shù)支持服務(wù)和維護(hù)服務(wù)等，全方位響應(yīng)需求，由此加強(qiáng)對(duì)后續(xù)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制。